El Hospital General de Elda ha comenzado la digitalización del archivo de historias clínicas existente en papel, con el objetivo de informatizar este importante documento sanitario y beneficiarse de las múltiples ventajas del soporte digital.

La digitalización permite convertir el papel a formato digital, pudiendo eliminar posteriormente la historia de papel, puesto que con el nuevo formato esta información va a ser accesible desde múltiples ubicaciones, sin necesidad de acudir al documento físicamente.

Para llevar a cabo el proyecto, el centro hospitalario ha habilitado una sala de digitalización con tres escáneres de alto rendimiento, y en la que entre cuatro y cinco personas del Servicio de Admisión se encargan exclusivamente de la digitalización de las historias clínicas existentes.

Ignacio Rodrigo, responsable del Servicio de Admisión y Documentación y Clínica, explica que “se va a digitalizar todo el archivo de historias clínicas. Actualmente, el archivo cuenta con cerca de 234.000 historias clínicas. Es obvio que es una cantidad elevada, por lo que hemos tenido que  estudiar una planificación para que la digitalización se lleve a cabo de la mejor manera posible, y hemos decidido comenzar con las historias que no realizan movimientos, seguir por las que no los hacen a menudo y acabar con las historias que están en movimiento casi a diario. Por ello, se han comenzado con las historias de exitus. Se trata de historias que, en general, son bastante amplias, pero cuya característica más importante para nosotros es que no van a ser modificadas, lo que nos permite digitalizarlas sabiendo que no se va a añadir nada más, y posteriormente eliminar el formato papel”.

El número de historias clínicas de exitus, es decir de aquellos pacientes fallecidos, asciende  a cerca de 16.000, por lo que las primeras previsiones apuntan a que durará alrededor de un año. Una vez finalizada esta primera fase, se iniciará la digitalización del archivo pasivo, es decir, de aquellas historias que no han realizado movimientos en cinco años. Y por último, se realizará la digitalización de las historias activas, que son las de los pacientes que utilizan a menudo los servicios sanitarios de Atención Especializada.

El Hospital de Elda está llevando a cabo este proyecto de forma paralela a la implantación de la historia clínica electrónica, con el objetivo de que en unos años se pueda prescindir del papel. De este modo, al tiempo que algunas unidades como Análisis Clínicos, Radiología y Anatomía Patológica almacenan las pruebas en formato digital, es necesario digitalizar el archivo existente en papel para unificar formatos.

La historia clínica incluye todos los datos médicos significativos referentes a un enfermo, al tratamiento al que se le somete y a la evolución de su enfermedad. De ahí la importancia de su disponibilidad y conservación.

El formato digital se caracteriza por la rapidez para acceder al documento. Rodrigo añade que “con un documento digital, dos o más profesionales pueden acceder a la historia del paciente, algo imposible en soporte papel. Asimismo, desde Atención Primaria, y a través de Abucasis, los clínicos también dispondrán de esta información. De este modo, los distintos profesionales podrán compartir la misma información clínica detallada y actualizada, mejorando la calidad asistencial, minimizando el tránsito de papel y la duplicidad de actos médicos”.

El responsable de Admisión subraya que además el documento digital tiene otras ventajas, ya que “minimiza los errores humanos y, de este modo, mejora la salud del paciente. Asimismo, este formato va a permitir una función docente, ya que se refleja el modo correcto de tratar cada caso clínico; va a permitir la investigación clínica y epidemiológica; y va a servir de apoyo legal, puesto que es un testimonio documental de la asistencia prestada. Y por último, no podemos olvidar el ahorro de espacio, algo necesario por el ritmo de crecimiento de historias, que oscila entre 600 y 800 al mes. Con la digitalización, acabamos con este problema y permitimos una conservación con la que se evitan los riesgos de destrucción y pérdida”.